Sadownicy i plantatorzy pod lupą nowych przepisów. Rewolucja w zatrudnianiu cudzoziemców od 2025 i 2026 roku
Sadownictwo i plantacje owoców miękkich od lat opierają się na pracy sezonowej cudzoziemców. Dla wielu gospodarstw w powiecie grójeckim, na Mazowszu czy Lubelszczyźnie pracownicy z Ukrainy, Białorusi, Mołdawii czy Azji są dziś fundamentem sprawnego przebiegu zbiorów. Tymczasem od 1 czerwca 2025 roku weszły w życie nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców, które znacząco zmieniają obowiązki pracodawców. Rok 2026 przynosi kolejne uszczelnienie systemu i większą kontrolę nad legalnością pracy oraz pobytu.
Zmiany wynikają z ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP. Powiatowy Urząd Pracy w Grójcu przygotował specjalną prezentację dla pracodawców, w której omówiono najważniejsze nowe obowiązki i procedury.
Koniec papierowych wniosków. Wszystko wyłącznie elektronicznie
Najważniejsza zmiana dla sadowników i plantatorów dotyczy sposobu składania dokumentów. Od 1 czerwca 2025 roku wszystkie sprawy związane z zatrudnianiem cudzoziemców muszą być prowadzone elektronicznie przez portal praca.gov.pl.
To oznacza, że:
- wnioski papierowe nie będą rozpatrywane,
- wszystkie załączniki muszą być podpisane elektronicznie,
- część dokumentów wymaga osobnego podpisu profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym,
- urzędy pracy nie przyjmują już tradycyjnej dokumentacji.
Dla wielu gospodarstw oznacza to konieczność szybkiego przejścia na cyfrową obsługę zatrudnienia. W praktyce bez profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego legalne zatrudnienie pracownika sezonowego może być niemożliwe.
Praca sezonowa tylko na podstawie zezwolenia
Nowe przepisy wyraźnie wskazują, że praca sezonowa nie może być wykonywana wyłącznie na podstawie wpisu do ewidencji. Konieczne jest uzyskanie właściwego zezwolenia na pracę sezonową.
Dotyczy to przede wszystkim branż:
- sadowniczych,
- rolniczych,
- ogrodniczych,
- związanych z zakwaterowaniem,
- gastronomicznych.
Zezwolenie może być wydane maksymalnie na 9 miesięcy w roku kalendarzowym. Wnioski należy składać do urzędu pracy właściwego dla siedziby lub miejsca stałego pobytu pracodawcy.
Opłata 100 zł za każdego cudzoziemca
Każdy wniosek o pracę sezonową wiąże się z opłatą w wysokości 100 zł za jednego pracownika. Co istotne:
- wpłata musi być wykonana przed złożeniem wniosku,
- opłata nie podlega zwrotowi po wpłynięciu dokumentów do urzędu,
- dla każdego cudzoziemca trzeba wykonać osobną wpłatę.
Urzędy podkreślają również, że błędnie wykonane przelewy lub brak pełnych danych cudzoziemca mogą wydłużyć procedurę.
Urzędy będą sprawdzać pracodawców znacznie dokładniej
Nowe przepisy przewidują szeroką wymianę danych pomiędzy urzędami. Podczas rozpatrywania wniosku urząd pracy może automatycznie pozyskiwać informacje m.in. z:
- ZUS,
- KRUS,
- Straży Granicznej,
- KAS,
- PIP,
- PESEL,
- KRS i CEIDG.
Jeśli pojawią się wątpliwości, urząd może wszcząć postępowanie wyjaśniające. Kontrolowane będą m.in.:
- zaległości składkowe,
- legalność wcześniejszego zatrudniania cudzoziemców,
- zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych,
- rzeczywiste prowadzenie działalności gospodarczej.
To oznacza koniec fikcyjnych zatrudnień i dużo większą kontrolę nad gospodarstwami korzystającymi z pracy sezonowej.
Kiedy urząd odmówi wydania zezwolenia?
Nowe regulacje przewidują wiele sytuacji, w których pracodawca może otrzymać decyzję odmowną.
Problem mogą mieć gospodarstwa:
- zalegające z ZUS lub KRUS,
- niezgłaszające pracowników do ubezpieczeń,
- zalegające z podatkami,
- wcześniej karane za nielegalne zatrudnianie,
- niespełniające warunków realnego prowadzenia działalności.
Urząd może odmówić również wtedy, gdy cudzoziemiec:
- figuruje w rejestrach osób niepożądanych,
- posługiwał się fałszywymi dokumentami,
- wcześniej uzyskał dokumenty do pracy, ale pracy faktycznie nie wykonywał.
Uwaga na legalny pobyt pracownika
Jedna z najważniejszych zasad podkreślanych przez urzędy brzmi: legalne zatrudnienie zawsze musi być powiązane z legalnym pobytem.
Sadownik lub plantator ma obowiązek:
- sprawdzić ważność dokumentów pobytowych,
- przechowywać ich kopie przez cały okres zatrudnienia i jeszcze 2 lata,
- upewnić się, że dana wiza pozwala na wykonywanie pracy.
Szczególnie ważna jest nowa zasada dotycząca wiz Schengen wydanych przez inne państwa. Od czerwca 2025 roku cudzoziemiec posiadający taką wizę nie jest automatycznie uprawniony do pracy w Polsce.
90 dni w ruchu bezwizowym nadal obowiązuje
Urząd przypomina również o zasadzie pobytu w ruchu bezwizowym:
- maksymalnie 90 dni pobytu w ciągu 180 dni.
W praktyce wielu pracodawców będzie musiało dokładniej pilnować terminów pobytu pracowników, ponieważ przekroczenie limitu może skutkować uznaniem pracy za nielegalną.
Zakwaterowanie pod kontrolą
Nowe przepisy mocno regulują także kwestie mieszkań i kwater pracowniczych.
Jeżeli pracodawca zapewnia zakwaterowanie:
- musi podpisać odrębną umowę,
- dokument powinien określać warunki najmu lub użyczenia,
- czynsz nie może być wygórowany,
- opłaty nie mogą być bezprawnie potrącane z wynagrodzenia.
To szczególnie ważne dla gospodarstw zapewniających noclegi pracownikom sezonowym podczas zbiorów jabłek, truskawek czy borówki.
7 dni na zgłoszenie pracy cudzoziemca
Nowe przepisy nakładają też dodatkowe obowiązki informacyjne.
Pracodawca ma tylko 7 dni na:
- zgłoszenie podjęcia pracy przez cudzoziemca,
- przekazanie kopii umowy,
- zgłoszenie zmian dotyczących wynagrodzenia, liczby godzin lub rodzaju pracy.
Brak zgłoszenia może skutkować problemami podczas kontroli i postępowania administracyjnego.
Kary mogą sięgać 50 tys. zł
Nowe przepisy znacząco zwiększają ryzyko finansowe dla pracodawców.
Kary od 3 tys. do nawet 50 tys. zł mogą zostać nałożone za:
- brak legalnego pobytu pracownika,
- nielegalne powierzenie pracy,
- brak wymaganych zgłoszeń,
- nielegalne wykonywanie pracy przez cudzoziemca.
Sam cudzoziemiec może otrzymać karę minimum 1000 zł oraz decyzję zobowiązującą do opuszczenia Polski, nawet z kilkuletnim zakazem ponownego wjazdu.
Sadownicy muszą przygotować się na nową rzeczywistość
Eksperci rynku pracy podkreślają, że nowe przepisy oznaczają koniec „uproszczonego” zatrudniania pracowników sezonowych. Elektronizacja procedur, większa wymiana danych między urzędami i surowsze kontrole mają ograniczyć nadużycia, ale jednocześnie zwiększają obowiązki legalnie działających gospodarstw.
Dla branży sadowniczej może to oznaczać konieczność:
- korzystania z pomocy biur księgowych lub doradców,
- wcześniejszego planowania zatrudnienia,
- dokładniejszej kontroli dokumentów pracowników,
- cyfryzacji procesów kadrowych.
Jedno pozostaje jednak niezmienne — bez pracowników sezonowych trudno dziś wyobrazić sobie sprawne zbiory w polskich sadach i na plantacjach. Dlatego dla wielu gospodarstw znajomość nowych przepisów stanie się w najbliższych miesiącach równie ważna jak pogoda podczas zbiorów.
źródło: https://grojec.praca.gov.pl
