W związku z wejściem w życie nowej Ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, od 1 czerwca 2025 roku w Polsce obowiązują zmienione i zmodernizowane procedury dotyczące zatrudniania obcokrajowców. Celem nowych przepisów jest usprawnienie procesów oraz zwiększenie przejrzystości i kontroli w obszarze zatrudnienia cudzoziemców.
Pełna cyfryzacja procesów – koniec z papierem
Jedną z kluczowych zmian jest wprowadzenie obowiązku pełnej cyfryzacji procedur związanych z zatrudnianiem cudzoziemców. Od 1 czerwca 2025 roku wszystkie niezbędne dokumenty, w tym oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz wnioski o wydanie zezwolenia na pracę sezonową, muszą być składane wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem portalu www.praca.gov.pl.
Ważne: Dokumenty złożone w formie papierowej nie będą rozpatrywane.
Nowe obowiązki informacyjne pracodawcy
Po zarejestrowaniu oświadczenia w ewidencji, na pracodawcy spoczywają nowe obowiązki informacyjne wobec urzędu pracy:
- Podjęcie pracy przez cudzoziemca: Informacja musi być przekazana w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy.
- Niepodjęcie pracy: Należy zgłosić w terminie do 14 dni od daty rozpoczęcia pracy określonej w oświadczeniu.
- Wcześniejsze zakończenie pracy lub jej niepodjęcie w ogóle: Informacja musi być przekazana niezwłocznie.
Obowiązki te dotyczą również oświadczeń wpisanych przed 1 czerwca 2025 roku, jeśli informacja nie została wcześniej zgłoszona. Zgłoszenie, że cudzoziemiec definitywnie nie podjął pracy lub zakończył ją przed czasem, automatycznie unieważnia oświadczenie z mocy prawa.
Główne obowiązki pracodawcy
Pracodawcy muszą zapewnić, aby:
- Umowa zawarta z cudzoziemcem była zgodna z treścią oświadczenia. Kopia umowy musi być przesłana do urzędu pracy przed rozpoczęciem zatrudnienia.
- Wynagrodzenie nie było niższe niż minimalne wynagrodzenie lub stawka godzinowa. W przypadku zwiększenia wymiaru czasu pracy lub liczby godzin, wynagrodzenie musi zostać podwyższone.
- Cudzoziemiec otrzymał kopię oświadczenia.
- Pracodawca zachowywał staranność przy składaniu wniosków i oświadczeń.
- Na żądanie instytucji kontrolnych (ZUS, KRUS, PIP, SG, KAS itp.) udostępniane były odpowiednie dokumenty.
Kiedy nie trzeba składać nowego oświadczenia?
Nowe oświadczenie nie jest wymagane w przypadku zmian dotyczących:
- siedziby, nazwy lub formy prawnej pracodawcy,
- przejęcia zakładu pracy przez innego pracodawcę,
- zmiany nazwy stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków,
- zwiększenia czasu pracy do pełnego etatu,
- podniesienia wynagrodzenia.
Zaległości a wpis do ewidencji
Nieuregulowane zobowiązania wobec ZUS i Urzędu Skarbowego mogą skutkować odmową wpisu oświadczenia do ewidencji. W przypadku spłaty ratalnej lub niedawno uregulowanych zaległości, konieczne jest dołączenie odpowiedniej dokumentacji (np. porozumienia lub potwierdzenia wpłaty).
Ograniczenia dotyczące dokumentów pobytowych
Od 1 czerwca 2025 roku wprowadzono zmiany w zakresie wiz i dokumentów, które nie uprawniają do podjęcia pracy. Dotyczy to wiz o celach: 01, 02, 11, 14, 20, 23, wiz tranzytowych oraz wiz wydanych przez inne kraje strefy Schengen.
Obywatele Ukrainy, którzy przebywają w Polsce na podstawie ochrony czasowej (legalny pobyt do 30 września 2025 r.), mogą pracować wyłącznie na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy.
Zmiany w procedurze zezwoleń na pracę sezonową
Nowe przepisy wprowadzają uproszczenia w procedurze zezwoleń na pracę sezonową:
- Zmniejszona liczba wymaganych załączników – nie trzeba już dołączać informacji starosty.
- Zgłoszenie rozpoczęcia pracy sezonowej przez cudzoziemca musi nastąpić w ciągu 90 dni od daty wskazanej w zaświadczeniu o wpisie wniosku do ewidencji.
- W określonych przypadkach nie trzeba składać nowego wniosku (np. zmiana formy umowy, podniesienie wynagrodzenia, zwiększenie godzin itp.).
- Zezwolenie na pracę sezonową wydaje starosta właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce stałego pobytu polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi.
- Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, któremu wydano zezwolenie na pracę, ma obowiązek przekazać organowi, który wydał zezwolenie na pracę sezonową, kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim, za pomocą systemu teleinformatycznego przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi. W przypadku umowy o pomocy przy zbiorach termin wynosi 7 dni od dnia powierzenia pracy.
Uwaga: Do 1 lipca 2025 roku, z uwagi na brak rozwiązań technicznych, pracodawcy nie będą mieli obowiązku przekazywania kopii umowy zawartej z cudzoziemcem do organu, który wydał zezwolenie. Nie będą również ponosić negatywnych konsekwencji niewypełnienia tego obowiązku.
Zniesienie testu rynku pracy
Od 1 czerwca 2025 roku nie jest już wymagane uzyskanie informacji starosty (tzw. testu rynku pracy), z wyjątkiem spraw wszczętych przed tą datą oraz przypadków, gdy do oferty pracy dołączono dokumenty potwierdzające, że informacja starosty jest niezbędna w danej procedurze.
Agencje pracy tymczasowej
Agencje zatrudnienia mogą uzyskać oświadczenia lub zezwolenia na pracę sezonową dla cudzoziemców, jeśli:
- posiadają wpis do rejestru agencji zatrudnienia uprawniający do zatrudniania cudzoziemców;
- działają od co najmniej 2 lat (dotyczy nowych agencji);
- złożą wniosek o zmianę wpisu do rejestru w ciągu 3 miesięcy (dotyczy agencji działających przed 1 czerwca 2025 r.).
Nowe przepisy mają na celu uregulowanie i ułatwienie procesów zatrudniania cudzoziemców w Polsce, jednocześnie zwiększając nadzór i odpowiedzialność pracodawców.
