W związku z wejściem w życie nowej Ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, od 1 czerwca 2025 roku w Polsce obowiązują zmienione i zmodernizowane procedury dotyczące zatrudniania obcokrajowców. Celem nowych przepisów jest usprawnienie procesów oraz zwiększenie przejrzystości i kontroli w obszarze zatrudnienia cudzoziemców.

Pełna cyfryzacja procesów – koniec z papierem

Jedną z kluczowych zmian jest wprowadzenie obowiązku pełnej cyfryzacji procedur związanych z zatrudnianiem cudzoziemców. Od 1 czerwca 2025 roku wszystkie niezbędne dokumenty, w tym oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz wnioski o wydanie zezwolenia na pracę sezonową, muszą być składane wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem portalu www.praca.gov.pl.

Ważne: Dokumenty złożone w formie papierowej nie będą rozpatrywane.

Nowe obowiązki informacyjne pracodawcy

Po zarejestrowaniu oświadczenia w ewidencji, na pracodawcy spoczywają nowe obowiązki informacyjne wobec urzędu pracy:

  • Podjęcie pracy przez cudzoziemca: Informacja musi być przekazana w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy.
  • Niepodjęcie pracy: Należy zgłosić w terminie do 14 dni od daty rozpoczęcia pracy określonej w oświadczeniu.
  • Wcześniejsze zakończenie pracy lub jej niepodjęcie w ogóle: Informacja musi być przekazana niezwłocznie.

Obowiązki te dotyczą również oświadczeń wpisanych przed 1 czerwca 2025 roku, jeśli informacja nie została wcześniej zgłoszona. Zgłoszenie, że cudzoziemiec definitywnie nie podjął pracy lub zakończył ją przed czasem, automatycznie unieważnia oświadczenie z mocy prawa.

Główne obowiązki pracodawcy

Pracodawcy muszą zapewnić, aby:

  • Umowa zawarta z cudzoziemcem była zgodna z treścią oświadczenia. Kopia umowy musi być przesłana do urzędu pracy przed rozpoczęciem zatrudnienia.
  • Wynagrodzenie nie było niższe niż minimalne wynagrodzenie lub stawka godzinowa. W przypadku zwiększenia wymiaru czasu pracy lub liczby godzin, wynagrodzenie musi zostać podwyższone.
  • Cudzoziemiec otrzymał kopię oświadczenia.
  • Pracodawca zachowywał staranność przy składaniu wniosków i oświadczeń.
  • Na żądanie instytucji kontrolnych (ZUS, KRUS, PIP, SG, KAS itp.) udostępniane były odpowiednie dokumenty.

Kiedy nie trzeba składać nowego oświadczenia?

Nowe oświadczenie nie jest wymagane w przypadku zmian dotyczących:

  • siedziby, nazwy lub formy prawnej pracodawcy,
  • przejęcia zakładu pracy przez innego pracodawcę,
  • zmiany nazwy stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków,
  • zwiększenia czasu pracy do pełnego etatu,
  • podniesienia wynagrodzenia.

Zaległości a wpis do ewidencji

Nieuregulowane zobowiązania wobec ZUS i Urzędu Skarbowego mogą skutkować odmową wpisu oświadczenia do ewidencji. W przypadku spłaty ratalnej lub niedawno uregulowanych zaległości, konieczne jest dołączenie odpowiedniej dokumentacji (np. porozumienia lub potwierdzenia wpłaty).

Ograniczenia dotyczące dokumentów pobytowych

Od 1 czerwca 2025 roku wprowadzono zmiany w zakresie wiz i dokumentów, które nie uprawniają do podjęcia pracy. Dotyczy to wiz o celach: 01, 02, 11, 14, 20, 23, wiz tranzytowych oraz wiz wydanych przez inne kraje strefy Schengen.

Obywatele Ukrainy, którzy przebywają w Polsce na podstawie ochrony czasowej (legalny pobyt do 30 września 2025 r.), mogą pracować wyłącznie na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy.

Zmiany w procedurze zezwoleń na pracę sezonową

Nowe przepisy wprowadzają uproszczenia w procedurze zezwoleń na pracę sezonową:

  • Zmniejszona liczba wymaganych załączników – nie trzeba już dołączać informacji starosty.
  • Zgłoszenie rozpoczęcia pracy sezonowej przez cudzoziemca musi nastąpić w ciągu 90 dni od daty wskazanej w zaświadczeniu o wpisie wniosku do ewidencji.
  • W określonych przypadkach nie trzeba składać nowego wniosku (np. zmiana formy umowy, podniesienie wynagrodzenia, zwiększenie godzin itp.).
  • Zezwolenie na pracę sezonową wydaje starosta właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce stałego pobytu polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi.
  • Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, któremu wydano zezwolenie na pracę, ma obowiązek przekazać organowi, który wydał zezwolenie na pracę sezonową, kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim, za pomocą systemu teleinformatycznego przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi. W przypadku umowy o pomocy przy zbiorach termin wynosi 7 dni od dnia powierzenia pracy.

Uwaga: Do 1 lipca 2025 roku, z uwagi na brak rozwiązań technicznych, pracodawcy nie będą mieli obowiązku przekazywania kopii umowy zawartej z cudzoziemcem do organu, który wydał zezwolenie. Nie będą również ponosić negatywnych konsekwencji niewypełnienia tego obowiązku.

Zniesienie testu rynku pracy

Od 1 czerwca 2025 roku nie jest już wymagane uzyskanie informacji starosty (tzw. testu rynku pracy), z wyjątkiem spraw wszczętych przed tą datą oraz przypadków, gdy do oferty pracy dołączono dokumenty potwierdzające, że informacja starosty jest niezbędna w danej procedurze.

Agencje pracy tymczasowej

Agencje zatrudnienia mogą uzyskać oświadczenia lub zezwolenia na pracę sezonową dla cudzoziemców, jeśli:

  • posiadają wpis do rejestru agencji zatrudnienia uprawniający do zatrudniania cudzoziemców;
  • działają od co najmniej 2 lat (dotyczy nowych agencji);
  • złożą wniosek o zmianę wpisu do rejestru w ciągu 3 miesięcy (dotyczy agencji działających przed 1 czerwca 2025 r.).

Nowe przepisy mają na celu uregulowanie i ułatwienie procesów zatrudniania cudzoziemców w Polsce, jednocześnie zwiększając nadzór i odpowiedzialność pracodawców.