W polskim systemie rozliczania transakcji nadchodzą historyczne zmiany. W najbliższym czasie Krajowy System e-Faktur (KSeF) wejdzie w fazę obowiązkowego stosowania, transformując sposób dokumentowania obrotu gospodarczego. Ta cyfrowa rewolucja dotknie niemal wszystkie podmioty, w tym sektor rolny – zarówno podatników VAT, jak i rolników ryczałtowych. Warto zrozumieść, jakie mechanizmy wprowadza KSeF i jak należy się do nich przygotować.
Czym jest KSeF i dlaczego staje się obowiązkowy?
Krajowy System e-Faktur to scentralizowana platforma informatyczna, zarządzana przez państwo. Jej głównym zadaniem jest obsługa tzw. faktur ustrukturyzowanych, które zastępują tradycyjne dokumenty papierowe i pliki PDF. Faktura w KSeF to ujednolicony zbiór danych w formacie XML.
Wdrożenie KSeF ma na celu znaczące podniesienie efektywności procesów gospodarczych poprzez:
- Automatyzację: Usprawnienie procesów księgowych i elektronicznego obiegu dokumentów.
- Minimalizację Błędów: Eliminacja pomyłek powstających przy manualnym wprowadzaniu danych.
- Wzmocnienie Kontroli: Skuteczniejsze wykrywanie nadużyć i optymalizacja kontroli skarbowej.
- Bezpieczeństwo Archiwizacji: Zapewnienie centralnego i bezpiecznego miejsca na przechowywanie faktur przez 10 lat.
Kluczową zasadą jest brak możliwości edycji lub anulowania faktury po nadaniu numeru systemowego w KSeF. Jakiekolwiek korekty wymagają wystawienia nowej faktury korygującej.
Kogo dotyczy obowiązek e-fakturowania?
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie szerokie grono podmiotów – każdego, kto ma prawny obowiązek wystawiania faktur zgodnie z polskimi regulacjami, włączając w to zarówno czynnych, jak i zwolnionych podatników VAT.
Istnieją jednak pewne wyjątki, takie jak: usługi transportu pasażerskiego, opłaty za autostrady płatne, transakcje z konsumentami, czy dokumenty o innym charakterze niż faktura (np. noty księgowe).
Od 1 lutego 2026 r. wszystkie podmioty gospodarcze (w tym rolnicy-podatnicy VAT) będą zobowiązane do odbierania faktur zakupowych wyłącznie poprzez KSeF. Tym samym, momentem otrzymania faktury będzie chwila jej udostępnienia w systemie, niezależnie od terminu jej pobrania.
Pierwsze Kroki: Od czego zacząć przygotowania do KSeF?
Zdecydowanie pierwszym krokiem jest sprawdzenie, czy posiadają Państwo jakąkolwiek formę podpisu elektronicznego. Najprostszą i bezpłatną opcją jest Profil Zaufany. Nawet jeśli na dzień dzisiejszy nie zostaną Państwo w pełni objęci obowiązkami KSeF, na fali powszechnej cyfryzacji taki podpis z pewnością przyda się i ułatwi życie w kontaktach z administracją.
Odpowiedź na pytanie o gotowość i konieczne działania różni się zasadniczo w zależności od statusu rolnika w kwestii podatku VAT.
1. Jestem Rolnikiem Ryczałtowym (nie jestem płatnikiem VAT, nie mam NIP)
A. Kupuję środki produkcji lub usługi związane z działalnością rolniczą:
W tej sytuacji, na dzień dzisiejszy nic nie muszą Państwo robić. Faktury od sprzedawców będą nadal otrzymywane w formie papierowej lub jako PDF (zależnie od ustaleń ze sprzedawcą). Należy jednak zwrócić uwagę, że faktura taka będzie musiała być opatrzona kodem QR lub linkiem umożliwiającym jej identyfikację w systemie KSeF.
Mogą Państwo również dobrowolnie pozyskiwać faktury bezpośrednio z systemu KSeF. W tym celu wystarczy poprosić sprzedawcę o link lub kod QR, który umożliwi pobranie dokumentu w tzw. trybie dwuetapowym (anonimowym), bez potrzeby rejestrowania się w systemie. To, czy skorzystają Państwo z tej opcji, zależy od uzgodnień ze sprzedawcą.
B. Sprzedaję swoje płody rolne:
Tutaj również nic nie muszą Państwo robić. Wystawianie faktur VAT RR oraz VAT RR KOREKTA w KSeF na razie nie jest obowiązkowe. Co za tym idzie, dokumentacja będzie odbywać się w sposób tradycyjny.
Jednakże, już od kwietnia 2026 roku, możliwe będzie dobrowolne wystawianie tych faktur w KSeF. Wymaga to jednak wskazania w systemie nabywcy produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania VAT RR i korekt przy użyciu KSeF. Takie upoważnienie może być przez Państwa w każdej chwili odwołane. Jest to decyzja do uzgodnienia z nabywcą płodów rolnych.
2. Jestem Rolnikiem na VAT (posiadam NIP)
Jeśli są Państwo czynnym podatnikiem VAT, będą Państwo zobowiązani do pobierania oraz wystawiania faktur w systemie KSeF (z pewnymi wyjątkami). Kluczowe jest zatem szybkie uzyskanie dostępu i uprawnień.
Jeśli prowadzą Państwo działalność w formie osoby fizycznej: Uprawnienia uzyskają Państwo, logując się do systemu KSeF (dostępnego na stronie rządowej) przy użyciu swojego numeru NIP. Potrzebny będzie podpis elektroniczny, np. darmowy Profil Zaufany, oraz dostęp do Internetu.
Jeśli prowadzą Państwo działalność w formie Spółki (np. pełna księgowość): Pierwsze uprawnienia nabędą Państwo poprzez złożenie do Urzędu Skarbowego formularza ZAW-FA. Warto zrobić to bez zwłoki! W przypadku prowadzenia pełnej księgowości, należy bezzwłocznie skontaktować się z dostawcą oprogramowania księgowego, aby sprawdzić jego kompatybilność z KSeF.
Ważne terminy dla VAT-owców:
Faktury od niektórych dostawców (szczególnie dużych firm, np. telekomunikacyjnych) będą przychodzić do Państwa wyłącznie w systemie KSeF już od 1 lutego 2026 roku. Na ten dzień muszą być Państwo gotowi do ich odbioru.
Jako VAT-owcy (osoby fizyczne lub Spółki) mogą Państwo również upoważnić – nadać uprawnienia – na przykład swojemu biuru księgowemu lub doradcy do obrotu fakturami w ramach KSeF.
Więcej informacji znajdą Państwo na oficjalnej, rządowej stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/
źródło: WIR.PL
