Cyfryzacja podatków wchodzi na nowy poziom. Krajowy System e-Faktur (KSeF) już w 2026 roku stanie się standardem w obrocie gospodarczym, a rolnicy – prędzej czy później – również znajdą się w jego zasięgu. Choć dla wielu osób brzmi to groźnie, w rzeczywistości najważniejsze jest jedno: zrozumieć zasady i odpowiednio się przygotować.
Nie wszyscy od razu – kogo obejmie KSeF na początku?
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczyć będzie wyłącznie największych firm w Polsce, czyli tych, które w 2024 roku osiągnęły ponad 200 mln zł obrotu brutto z VAT. Dla rolników oznacza to głównie jedno: będą otrzymywać faktury od takich podmiotów wyłącznie przez system, np. za paliwo, energię czy nawozy.
Innymi słowy – na początku rolnik staje się przede wszystkim odbiorcą e-faktur, a nie ich wystawcą.
Rolnicy na VAT – obowiązki od kwietnia
Sytuacja zmieni się 1 kwietnia 2026 r. Wtedy rolnicy będący czynnymi podatnikami VAT zostaną objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF. W praktyce oznacza to konieczność:
-
założenia dostępu do systemu,
-
korzystania z odpowiedniego programu lub aplikacji,
-
opanowania podstaw obsługi lub przekazania tego zadania biuru rachunkowemu.
Nie trzeba robić wszystkiego samemu – system działa na zasadzie uprawnień, więc można wskazać osobę, która będzie obsługiwać faktury w imieniu rolnika.
A co z rolnikami ryczałtowymi?
Rolnicy na ryczałcie również zostaną częściowo włączeni w nowy system. Kluczowe znaczenie ma tu posiadanie numeru NIP:
-
Ryczałtowiec z NIP-em – od lutego 2026 r. będzie musiał odbierać faktury w KSeF.
-
Ryczałtowiec bez NIP-u – nadal może dostawać dokumenty poza systemem: papierowo, mailem lub poprzez link.
Faktury VAT RR w KSeF będą dla ryczałtowców dobrowolne, o ile rolnik wyrazi zgodę i nada nabywcy odpowiednie uprawnienia.
Samofakturowanie i odpowiedzialność
System umożliwia tzw. samofakturowanie, czyli wystawianie faktur przez kontrahenta w imieniu rolnika. Warto jednak pamiętać, że nawet jeśli dokument tworzy ktoś inny, odpowiedzialność za jego poprawność zawsze spoczywa na rolniku. Automatyczne księgowanie bez kontroli może prowadzić do błędów, które w razie kontroli skarbowej mogą być kosztowne.
Dlaczego KSeF może się opłacać?
Choć zmiany wymagają wysiłku, KSeF niesie też konkretne korzyści:
-
szybszy zwrot VAT – nawet w 40 dni zamiast 60,
-
brak konieczności archiwizowania faktur – system przechowuje je przez 10 lat,
-
mniejsze ryzyko zgubienia dokumentów,
-
łatwiejszy dostęp do historii rozliczeń.
Dla wielu gospodarstw może to oznaczać realne uproszczenie księgowości.
Okres przejściowy bez kar
Ministerstwo Finansów przewidziało, że do końca 2026 roku nie będą stosowane sankcje finansowe za błędy związane z wdrażaniem KSeF. Nie oznacza to jednak, że można temat zignorować. Brak wiedzy czy nieumiejętna obsługa systemu może sparaliżować wystawianie faktur i utrudnić sprzedaż.
Na wypadek problemów technicznych lub braku internetu przewidziano tryb offline – fakturę można wystawić poza systemem i przesłać ją do KSeF w późniejszym terminie.
Gdzie szukać pomocy?
Na przełomie stycznia i lutego 2026 r. urzędy skarbowe organizują specjalne dni informacyjne poświęcone KSeF. Będą wydłużone godziny pracy oraz cykl spotkań edukacyjnych, podczas których można uzyskać praktyczne wskazówki i odpowiedzi na pytania.
KSeF to nie rewolucja z dnia na dzień, ale proces, który stopniowo obejmie także rolnictwo. Najlepszą strategią nie jest strach, lecz przygotowanie: sprawdzenie, czy mamy NIP, kontakt z księgowym i zapoznanie się z podstawami systemu. Ci, którzy zrobią to wcześniej, w 2026 roku wejdą w nowe realia bez stresu i chaosu.
